在日本求职体系中，留学生需准备两份核心材料：履歷書（Rirekisho）和職務経歴書（Shokumu Keirekisho）。这与欧美常见的单页Resume不同，前者侧重个人基本信息与教育背景，后者聚焦工作经历与技能匹配度。值得注意的是，日本通常不需要单独的Cover Letter，其动机说明往往融入面试或职务经历书中。
关于格式选择，需根据投递渠道区分。虽然2021年4月厚生劳动省推出了推荐简历格式，取消了性别、通勤时间等非必要项，并提供了Word、Excel等电子版模板，但许多传统日企仍偏好黑色圆珠笔手写的纸质简历。若目标企业明确要求手写，务必使用标准A4或B5尺寸纸张，字迹工整无涂改。若为线上投递，则可直接使用官方推荐的电子模板，确保排版整洁。
照片是简历的视觉关键。东京外国人材採用ナビセンター指南指出，照片需在3个月内拍摄，身着正装，背景简洁。电子简历中嵌入的照片应与纸质版一致，避免像素模糊。在信息填写上，学历部分可从18岁起算，曾在日本的学习经历需单独列出，机构名称可使用英文标注，便于HR识别。联系方式方面，建议使用大学邮箱或通用免费邮箱，避免使用运营商邮箱，以防邮件被拦截或显得不够正式。
对于转行或应届生，職務経歴書的撰写重点在于能力转化。即使缺乏全职工作经验，也可将实习、社团活动或课程项目结构化描述，突出具体职责与成果。JIS标准简历格式已于2020年7月从国家标准样式示例中删除，不再作为强制规范，因此无需拘泥于旧式表格，应以清晰传达个人价值为核心。